E-mail code 2012

Yellowmind // december 2011

Baarn - De code op het gebruik van emailingen gaat per 1 januari 2012 veranderen. De nieuwe Code E-mail, zoals het heet, vervangt de bestaande twee codes (een voor consumenten en de ander voor zakelijke e-mail). Hierdoor onstaat er één duidelijke en overzichtelijke Code, met daarin als belangrijkste punten:

• Duidelijk melden waar iemand zich voor aanmeldt
• Meldt de frequentie van de mailingen
• Zorg dat de adressen in het bestand opt-in zijn
• Gebruik een bestaand reply-adres
• Meldt de daadwerkelijke afzender
• Bijlagen niet groter dan 150kb (liever helemaal geen bijlagen)
• Simpel af kunnen melden

- Code E-mail
De nieuwe Code is een initiatief van de DDMA en Thuiswinkel.Org en wordt ondersteund door het IAB en VNO-NCW. Al deze organisaties inclusief de Reclame Code Commissie hebben de Code  inmiddels goedgekeurd. De Code E-mail wordt hiermee onderdeel van de Reclamecode en is van toepassing op alle bedrijven.

Kernwoorden in de nieuwe Code zijn transparantie en simpel. Het moet vanaf 1 januari duidelijk zijn waar een ontvanger zich voor aanmeldt, maar ook wat de frequentie is van de e-mails die gestuurd zullen gaan worden. Daarnaast moet het simpel zijn om contact op te nemen met de verzender en om je af te melden voor e-mails.

Waar moet je op letten?

- Opt-in
De nieuwe Code E-mail gaat er van uit dat de verantwoordelijkheid ligt bij de verzender van de e-mail. Of het e-mail bestand dat gebruikt wordt nu een eigen bestand is, of een gehuurd bestand; de verzender van de nieuwsbrief is verantwoordelijk voor een correcte opt-in.

Er moet een correcte opt-in ontvangen zijn voor elk e-mailadres in de database. Dit betekent dat de eigenaar van het e-mailadres actief moet hebben aangegeven dat hij of zij de nieuwsbrief wil ontvangen. Een verwijzing naar de Algemene voorwaarden is hiervoor niet voldoende; er moet een duidelijke tekst aanwezig zijn op de aanmeldpagina die beschrijft wat de ontvanger  kan verwachten. Op deze regel is één uitzondering: wanneer het adres is verkregen in het kader van een verkoop en later gebruikt wordt om eenzelfde soort product aan te bieden.

- Partnermailings
Voor het inschrijven voor partnermailings hanteert de OPTA aanvullende eisen; er moet bijvoorbeeld per label waarvoor ingeschreven wordt, actief aangemeld worden dat de ontvanger dit wil. Dit staat echter haaks op andere codes en hier worden dan ook nog wijzigingen voor verwacht.

- Reply-adres
Het reply-adres van de nieuwsbrief moet een werkend adres zijn. Dit betekent dat de klant altijd moet kunnen antwoorden op een nieuwsbrief naar een bestaand e-mailadres. Dit adres kan bij bijvoorbeeld de klantenservice uitkomen. Een no reply-adres mag niet langer.

- Afzender
Afzender moet altijd bekend zijn bij binnenkomst in de inbox. Het merk, label of de bedrijfsnaam van de verzender moet gebruikt worden als afzender in het ‘from’-veld van de nieuwsbrief.

- Bijlagen
Bijlagen zijn toegestaan maar met een maximale grootte. De grootte van eventuele bijlagen mag niet groter zijn dan 150kb. Daarnaast moet altijd vermeld worden wat de omvang van het bestand is en wat voor bestandstype er gedownload kan worden.

- Afmelden verplicht
De ontvanger dient zich in iedere uiting kosteloos en eenvoudig op elektronische wijze bij de bestandseigenaar af te kunnen melden voor het gebruik van zijn e-mailadres voor reclame via e-mail.